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Procesos de gesti�n documental que aplica el Gad Parroquial del Cant�n Santa Ana a su archivo central

 

Document management processes applied by the Parish Gad of the Santa Ana Canton to its central file

 

Processos de gest�o documental aplicados pela Junta de Freguesia do Cant�o de Santa Ana ao seu arquivo central

 

Lila Maria Saltos-Catagua ^I

lila.saltos@utm.edu.ec

http://orcid.org/0000-0001-9569-783X

 

������������������������������������������������ Ana Mercedes Mendoza-Fernandez ^{II���������������������}

mercytha_2012@hotmail.com

https://orcid.org/0000-0002-6949-987X1

 

Correspondencia: lila.saltos@utm.edu.ec

 

Ciencias Sociales y Pol�ticas

Art�culo de Investigaci�n

 

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*Recibido: 10 de enero de 2021 *Aceptado: 15 de febrero de 2021 * Publicado: 05 de marzo de 2021

 

       I.            Master Universitario en Nuevas Perspectivas de Educaci�n Personalizada en la Sociedad Digital, Tecn�logo en Bibliotecolog�a, Licenciado en Bibliotecolog�a Documentalista, Docente de la Universidad T�cnica de Manab�, Portoviejo, Ecuador.

    II.            Estudiante de la Universidad T�cnica de Manab�, Portoviejo, Ecuador.

Resumen

El presente trabajo tiene como finalidad conocer los procesos de gesti�n documental que se aplican en el gobierno aut�nomo descentralizado del cant�n Santa Ana en su archivo central,� la metodolog�a aplicada es de car�cter descriptivo de tipo documental y bibliogr�fico donde se referencian las buenas pr�cticas en� organizaci�n de archivo y gesti�n documental en el cabildo; los instrumentos aplicados, una ficha de observaci�n y encuesta, para auscultar la real situaci�n, enfoc�ndose directamente en el �rea de archivo central y los procesos de gesti�n documental,� una vez analizada la informaci�n obtenida a trav�s de los instrumentos de investigaci�n, se puede concluir que es necesaria la implementaci�n de pol�ticas y normativas enfocadas en la propia realidad del archivo, contar con equipos tecnol�gicos, asesor�a de personal especializado, y el desarrollo de un conjunto de acciones que coadyuven en el manejo, uso y difusi�n de la informaci�n que se encuentra contenida en este archivo.

Palabras clave: Gesti�n Documental; archivo; Sistemas de gesti�n.

 

Abstract

The purpose of this work is to know the document management processes that are applied in the decentralized autonomous government of the Santa Ana canton in its central archive, the applied methodology is descriptive of a documentary and bibliographic type where good practices in organization of documents are referenced. archive and document management in the town hall; the instruments applied, an observation and survey, to auscultate the real situation, focusing directly on the central archive area and the document management processes, once the information obtained through the research instruments has been analyzed, it is possible to conclude that it is necessary to implement policies and regulations focused on the reality of the archive, to have technological equipment, advice from specialized personnel, and the development of a set of actions that contribute to the management, use and dissemination of the information that is It is contained in this file.

Keywords: Document Management; archive; Management systems.

 

Resumo

O objetivo deste trabalho � conhecer os processos de gest�o documental que se aplicam ao governo aut�nomo descentralizado do cant�o de Santa Ana no seu arquivo central, a metodologia aplicada � descritiva de tipo documental e bibliogr�fico onde s�o referenciadas boas pr�ticas de organiza��o de documentos .Arquivo e gest�o documental na C�mara Municipal; os instrumentos aplicados, um arquivo de observa��o e levantamento, para auscultar a situa��o real, incidindo directamente sobre a �rea de arquivo central e os processos de gest�o documental, uma vez analisadas as informa��es obtidas atrav�s dos instrumentos de investiga��o, pode-se concluir que � necess�rio implementar pol�ticas e regulamenta��es voltadas para a realidade do pr�prio arquivo, dispor de equipamentos tecnol�gicos, assessoria de pessoal especializado e o desenvolvimento de um conjunto de a��es que contribuam para a gest�o, uso e divulga��o da informa��o contida neste arquivo.

Palavras-chave: Document Management; arquivo; Sistemas de gestao.

 

Introducci�n

Los cabildos han sido a lo largo de la historia un ente gubernamental representativo, cada ciudad cuenta con esta instituci�n, que constituye parte esencial de la vida de los habitantes, debido a que conservan la memoria, historia, actividades culturales, sociales, econ�micas, desarrollo de planes de toda �ndole para mejorar las condiciones de vida de los ciudadanos.

Los archivos municipales resguardan y atesoran en sus documentos el desarrollo de la ciudad y de sus habitantes y por consiguiente deben aplicar una serie de procedimientos que permitan garantizar la preservaci�n y conservaci�n de sus fondos documentales considerando la riqueza de la informaci�n que contienen.

Los archivos de las instituciones p�blicas y privadas representan la gesti�n de cada una de ellas, son la memoria viva de las actividades realizadas durante la administraci�n, dichos archivos constituyen testimonio jur�dico y administrativos para el Estado y los ciudadanos, por lo tanto, se considera importante salvaguardar los documentos que forman parte del acervo documental que constituye la historia y patrimonio de una localidad y por ende del Estado (Gavil�n, 2019).

En la actualidad las organizaciones se encuentran inmersas en grandes cantidades de informaci�n soportada en diferentes medios de almacenamiento, ya sea la tradicional que se traduce en la que est� contenida en papel; la digital y en otros soportes como filmes, fotograf�as, cintas, planos, etc. pero de nada sirve contar con monta�as de documentos si no se puede acceder a la informaci�n que estos contienen, oportunamente y que a su vez �sta sea veraz, integra y fiable. (Gonz�lez 2015).

Los Archivos deben ser conservados para su uso por las generaciones actuales y futuras, en este sentido las instituciones deben comprender el rol fundamental de mantener una adecuada organizaci�n de los documentos considerando que, el acceso une los archivos al p�blico; facilita informaci�n a los usuarios sobre la instituci�n, los procesos que se desarrollan, los casos que atienden en definitiva las gestiones que la instituci�n o empresa realizan y que el archivo custodia.

El acceso tiene una repercusi�n sobre la confianza que el p�blico puede depositar sobre quienes custodian los archivos y sobre los servicios que facilitan, es tambi�n un modelo de buena pr�ctica democr�tica y atenci�n al derecho de acceso a la informaci�n.

Los archiveros son los pilares de una cultura de la accesibilidad, pero han de cumplir las restricciones establecidas por las normas y por otras autoridades, por la �tica y por los requisitos de quienes han donado fondos archiv�sticos. Cuando las restricciones son inevitables, �stas deben ser claras y limitadas en su aplicaci�n y en el tiempo. (Consejo Internacional de Archivos 2012).

 

Gesti�n documental

Durante siglos la gesti�n documental fue dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, quienes cifraban su empe�o en la pulcritud de su trabajo y sus�� herramientas eran manuales, as� se apoyaban en libros de registro, carpetas, archivadores, cajas y estanter�as en las que se guardaban los documentos de papel (y m�s tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magn�ticos u �pticos), los ficheros o k�rdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de t�cnicas de recuperaci�n de informaci�n, mediante sistemas de codificaci�n.

La gesti�n documental es una actividad tan antigua como la escritura. Naci� debido a la necesidad de �documentar� o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito, para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gesti�n se fue haciendo cada vez m�s compleja a medida que crec�a el tama�o de los fondos documentales (Vargas, 2016).

En relaci�n con su v�nculo con la toma de decisiones, seg�n Wright (2013), la gesti�n documental se encarga de "proveer un control sistem�tico sobre los documentos archiv�sticos para documentar los procesos de negocios, la toma de decisiones y las transacciones".

Soria y Diaz (2020) definen la gesti�n documental como el conjunto de normas t�cnicas y pr�cticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organizaci�n, permitir la recuperaci�n de informaci�n desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservaci�n indefinida de los documentos m�s valiosos, aplicando principios de racionalizaci�n y econom�a. (p.158).

 

Archivos Municipales

Con referencia al concepto de archivo municipal Cruz (2016), menciona que el archivo municipal es un �conjunto de documentos generados y recibidos por la instituci�n municipal a lo largo de su proceso natural de gesti�n o actividad, convenientemente organizado a fin de poder proporcionar la informaci�n necesaria de una forma r�pida eficaz� (p. 140).��

Es importante se�alar que los documentos que se generan dentro de cualquier instituci�n, en este caso una entidad municipal, deben ser conservados de manera organizada, puesto que constituyen evidencia f�sica de las actividades realizadas durante el periodo de gesti�n de las autoridades municipales.

Por otro lado, Fern�ndez (2017), define el archivo municipal como el servicio general de la gesti�n municipal el cual tiene como fin la conservaci�n de documentos originados de un ente municipal, con el objetivo de suplir necesidades informativas a funcionarios, autoridades o al p�blico sobre hechos en relaci�n con la administraci�n municipal; generando conocimiento de la misma. Los ayuntamientos municipales est�n en el deber de conservar los documentos que reflejan hechos importantes, dichos soportes conforman los testimonios que conllevan a hacer historia (p.87). �

 

Gobierno aut�nomo descentralizado de Santa Ana

El GAD del cant�n Santa Ana tiene 135 a�os de funcionamiento, desde el primer cabildo municipal el cual fue inaugurado un 2 de agosto de 1884, desde entonces han surgido un sin n�mero de cambios en bienestar de la poblaci�n Santanense, en la actualidad el Municipio est� ubicado frente a la plazoleta del cant�n, es importante se�alar que el Gad Municipal brinda varios servicios a la comunidad tales como: servicios de agua potable, alcantarillado, alumbrado p�blico, pago de predios urbanos, registro de la propiedad entre otros, cuentan con oficinas destinas a cada necesidad. Adem�s, dispone de un archivo central que est� al servicio de los habitantes del cant�n.

Si bien el GAD de Santa Ana no cuenta con una normativa propia para el proceso de gesti�n documental y organizaci�n de archivos, se rige con los lineamientos establecidos en varios instrumentos elaborados por el gobierno del Ecuador como: la Norma T�cnica� de Gesti�n Documental y Archivo, elaborada por la SNAP (Secretaria Nacional de la Administraci�n P�blica), el instructivo de organizaci�n b�sica de archivos administrativos emitido por el SNAE (Sistema Nacional de Archivos del Ecuador) y actualmente con la Regla T�cnica Nacional para la Organizaci�n y Mantenimiento de Archivos P�blicos, emitida por la Secretaria de la Presidencia de la Rep�blica, �sta �ltima actualizada en el 2019,� normativas que son de cumplimento obligatorio, suplen la falta de un manual de procedimientos propio de la instituci�n y permiten elaborar� los procesos archiv�sticos de forma normalizada, as� en lo referente al acceso a la informaci�n por parte de los usuarios, se ha implementado el procedimiento detallado en los mencionados instrumentos, que consiste en llenar un formulario en el que se incluye los datos de la persona que solicita informaci�n, de igual manera para el pr�stamo interno tambi�n debe llenarse un formulario, en el cual se establece como tiempo m�ximo de pr�stamo� de documento 48 horas, el encargado del archivo cuenta con un registro de usuarios que acuden a solicitar informaci�n. �

 

Marco legal

(Consejo Internacional de Archivos 2012) en la Declaraci�n Universal de Archivos apunta: La necesidad b�sica que tienen los archivos de apoyar la eficiencia administrativa, responsabilidad y transparencia, para proteger derechos ciudadanos, establecer la memoria individual y colectiva, para comprender el pasado y documentar el presente a fin de encaminar futuras acciones.

El acceso a la informaci�n p�blica que reposa en los archivos de las instituciones gubernamentales es fundamental para el desarrollo de la llamada �sociedad de la informaci�n� y la buena administraci�n p�blica, en Ecuador existen garant�as legales que amparan al individuo en su proceso de b�squeda y recuperaci�n de la informaci�n, el art. 10 de la LOTAIP (Ley Org�nica de Transparencia y Acceso a la Informaci�n P�blica), se establece que:

Es responsabilidad de las entidades p�blicas, personas jur�dicas de derecho p�blico y dem�s entidades p�blicas, crear y mantener registros p�blicos de manera profesional, para que el derecho a la informaci�n se pueda ejercer a plenitud, por lo que, en ning�n caso se justificar� la ausencia de normas t�cnicas en el manejo y archivo de la informaci�n y documentaci�n para impedir u obstaculizar el ejercicio de acceso a la informaci�n p�blica, peor a�n su destrucci�n (Congreso Nacional 2004).�

Todas las instituciones gubernamentales deben regirse seg�n Ley del sistema nacional de archivo que en su art�culo uno define que: "Constituye Patrimonio del Estado la documentaci�n b�sica que actualmente existe o que en adelante se produjere en los archivos de todas las instituciones del sector p�blico, y privado, as� como la de personas particulares, que sean calificadas como tal�.

El gobierno del Ecuador de manera permanente se interesa por que las entidades p�blicas cuenten con directrices para la gesti�n documental y organizaci�n de archivos, as� mediante decreto ejecutivo del 24 de mayo del 2017 la Secretar�a de la Administraci�n P�blica expide la Regla T�cnica Nacional para la Organizaci�n y Mantenimiento de los Archivos P�blicos.

El objeto es normar la organizaci�n y mantenimiento de los archivos p�blicos, en cada una de las fases del ciclo vital del documento, que las instituciones que pertenecen al Estado y aquellas que manejan recursos p�blicos apliquen la norma en todas las fases del archivo para que puedan cumplir con lo establecido en la LOTAIP, donde se determina que los documentos pertenecen a los usuarios y las instituciones pasan a ser meros custodios de los documentos, en este sentido al aplicar procedimientos estandarizados las instituciones estar�n facultadas para realizar una gesti�n documental y organizaci�n de archivo eficiente y podr�n atender de manera oportuna los requerimientos ciudadanos.

Lo que se quiere desde el gobierno central es asegurar en el corto, mediano y largo plazo, el cumplimiento de los requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo (Presidencia del Ecuador 2019).

El art 6 de esta Regla T�cnica establece la aplicaci�n de, Principios archiv�sticos los cuales son aquellos que fundamentan toda la organizaci�n documental, a partir de los cuales se otorga origen y procedencia a la informaci�n.�

Mediante la aplicaci�n correcta del Principio de Procedencia es aquel seg�n el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, y el Principio de Orden Natural que establece que los documentos deben conservarse de acuerdo tr�mite administrativo que dio origen a su creaci�n, se facilitar� el f�cil acceso a los documentos en caso de requerirlos.�� (Diccionario de t�rminos archiv�sticos, p.93).

El GAD Santa Ana dentro de la organizaci�n de sus documentos aplica lo establecido en el ciclo vital de los documentos, respecto de la categorizaci�n de los archivos.

Ciclo vital del documento.- Corresponde a las etapas por las que sucesivamente pasan los documentos desde su producci�n o recepci�n en una entidad p�blica, hasta la determinaci�n de su destino final, que puede ser baja documental o conservaci�n permanente.

Archivo de gesti�n, que se encarga de todos los tr�mites que se den dentro de la instituci�n ya que estos se encuentran en constante movimiento adem�s es conocido como archivos activos, el archivo central se caracteriza por conservar documentos poco solicitados y que sin importar el tiempo mantienen un valor importante y por ellos se da su utilidad, por �ltimo el archivo hist�rico que es uno de los m�s importantes debido a su valor patrimonial y sirve para realizar investigaciones de car�cter cultural.

El Sistema Institucional de Gesti�n Documental y Archivo. - Es el conjunto de procesos y procedimientos que interact�an desde que se producen o generan los documentos hasta su destino final, cualquiera que sea su soporte o formato y �poca de producci�n o recepci�n, mediante los m�todos y procedimientos definidos en la presente Regla T�cnica.

Cada entidad p�blica contar� con un sistema de archivo institucional que estar� compuesto por: Los Archivos de Gesti�n, La Direcci�n de Gesti�n Documental y Archivo o quien haga sus veces, El Archivo Central, Las autoridades y el talento humano calificado y suficiente, Recursos t�cnicos y estructura.

La Ley Org�nica de Servicios P�blicos (2016), sobre el manejo de documentos establece que, son deberes de las y los servidores p�blicos; �Custodiar y cuidar la documentaci�n e informaci�n que, por raz�n de su empleo, cargo o comisi�n tenga bajo su responsabilidad e impedir o evitar su uso indebido, sustracci�n, ocultamiento o inutilizaci�n�.

 

Metodolog�a

El presente trabajo de investigaci�n es de car�cter descriptivo de tipo documental y bibliogr�fico debido a que se centra en los procesos que se aplican en un lugar espec�fico en este caso es el GAD del Cant�n Santa Ana, Torres, Paz y Salazar (2015), refieren que la recolecci�n de datos se la debe llevar a cabo de forma planificada con un enfoque a los objetivos, con el apoyo de herramientas de recolecci�n, los instrumentos utilizados fueron; ficha de observaci�n y encuesta. Se acudi� a la instituci�n en la cual se centra esta investigaci�n, enfoc�ndose directamente en el �rea de archivo central y gesti�n documental, estos instrumentos fueron utilizados con la finalidad de obtener informaci�n que permita conocer los procesos de gesti�n de documentos que el GAD del Cant�n Santa Ana aplica a su archivo central, teniendo en cuenta la importancia que tienen los archivos para una instituci�n p�blica.

 

Resultados y Discusi�n

Es importante destacar que en el GAD del Cant�n Santa Ana no existe ninguna resoluci�n o reglamento emitido por la propia entidad que detalle los procesos que se deben seguir para la correcta conservaci�n de los documentos generados por la instituci�n, cabe mencionar que en otros GADS de la provincia, particularmente en el cant�n Portoviejo existe un Reglamento para la recepci�n, conservaci�n, control y eliminaci�n de los archivos f�sicos, que establece las funciones de la Coordinaci�n general de archivos, las funciones del personal a cargo del manejo de archivo, determina tambi�n la categorizaci�n de los archivos, los medios de conservaci�n de los archivos, la tabla de plazos de conservaci�n de los archivos, la trasferencia al archivo central, la responsabilidad y custodia y el acceso a la informaci�n, con esto se evidencia que si es posible el manejo y conservaci�n de los documentos de forma ordenada, (GAD Portoviejo, 2015).

As� mismo, el GAD metropolitano de San Francisco de Quito, cuenta una direcci�n de archivos donde constan perfectamente definidos los procesos de gesti�n documental y archivos, que es un modelo que podr�a servir de base para los municipios del pa�s, ya que tienen planes, programas y proyectos para dinamizar el archivo, establecidos todos los lineamientos a seguir de acuerdo a toda la normativa del Ecuador referente al manejo de documentos, convenios de cooperaci�n interinstitucional para cumplir con las metas trazadas por la direcci�n de archivos, y tienen como lema �modernizamos la gesti�n documental para la preservaci�n de nuestra historia�.(Direcci�n Metropolitana de gesti�n documental,2020).

Para el desarrollo de esta investigaci�n se aplic� una ficha de observaci�n y encuesta al personal que labora en el archivo del Gobierno Aut�nomo Descentralizado del cant�n Santa Ana, luego de la aplicaci�n de estos instrumentos se pudo concluir lo siguiente:

De acuerdo a la ficha de observaci�n realizada en el archivo central, se puede manifestar que existen varios aspectos importantes como son las funciones que tiene el archivo, as���� salvaguardan el patrimonio cultural del municipio lo consideran muy importante; sin embrago no se realizan los procedimientos necesarios para la conservaci�n de los mismos, no obstante, consideran importan poner los fondos a disposici�n de la comunidad para garantizar as� el acceso a la informaci�n.� En lo que respecta a las actividades que cumple el archivo consideran importante recibir y controlar el flujo de documentos de ingreso, el procesamiento t�cnico de los documentos trasladados al archivo central, pero le dan poca importancia a la conservaci�n, esto debido a que las condiciones f�sicas del archivo no son las m�s adecuadas, seg�n los lineamientos establecidos en normativas locales e internacionales, se puede destacar como de mucha importancia el contar con equipos tecnol�gicos para apoyar los procesos de procesamiento de la informaci�n,� vale recalcar que dentro de los canales de difusi�n y comunicaci�n el archivo cuenta con su respectivo buz�n de quejas, portal web, correo electr�nico, peri�dico,� para mantener a los usuarios informados de todos los acontecimientos que sucedan, estiman de mucha importancia conocer y aplicar las leyes que regulan el funcionamiento de los archivos,� por �ltimo se pudo apreciar que el personal con el que cuenta el archivo no tiene formaci�n� profesional en el �rea, lo cual es una desventaja� ya que la persona que trabaja en el GAD debe por iniciativa propia� y mediante cursos de capacitaci�n obtener conocimiento de organizaci�n de archivos y gesti�n documental.

Con respecto a la encuesta, se la realiz� a la persona encargada del archivo desde el a�o 2013 hasta la fecha, quien indic� que el GAD del cant�n Santa Ana no cuenta con un manual de procedimientos emitido por la entidad� para la gesti�n de su archivo, pero ella ha elaborado una gu�a para desarrollar el proceso de organizaci�n, donde identifica los documentos de acuerdo a la unidad productora �adem�s mencion� que el archivo se encuentra dividido en archivo activo, archivo central y archivo intermedio, se apoya tambi�n en las normativas emitidas por el gobierno ecuatoriano,� que no existe una pol�tica de preservaci�n� para la adecuada conservaci�n, que el espacio f�sico no responde a ninguna de las condiciones de climatizaci�n, control de humedad, detectores de humo,� no cuentan con todos los implementos que les permita la correcta conservaci�n de los documentos que reposan en el archivo, en cuanto a los expedientes del archivo se encuentran en archivadores y estantes aunque algunos de los expedientes presentan deterioro f�sico, no aplican ning�n procedimiento para detener su deterioro, dentro de las funciones archiv�sticas que realiza el personal encargado del archivo est�; la descripci�n documental, digitalizaci�n y clasificaci�n documental, la encargada del archivo central es Profesional en Secretariado Ejecutivo,� afirma conocer algunos procesos y que mediante un evento de capacitaci�n ha conocido� la Regla T�cnica Nacional para la organizaci�n y mantenimiento de los archivos, con la cual trabaja actualmente para realizar la clasificaci�n de los documentos, los expedientes del archivo son organizados cronol�gicamente, adem�s existe un registro de los usuarios, en cuanto al software para la gesti�n de informaci�n que utiliza el GAD del cant�n Santa Ana est� el SGA que es utilizado por el personal que trabaja en el municipio.

 

Conclusi�n

El objeto de la presente investigaci�n era conocer los procesos de gesti�n documental que aplica el Gobierno Aut�nomo Descentralizado del cant�n Santa Ana, una vez analizada la informaci�n obtenida a trav�s de los instrumentos de investigaci�n se puede concluir que en la actualidad no se cuenta con una normativa o manual de procedimientos propio de la instituci�n, que es necesaria la implementaci�n de instrumentos que basados en las normativas del Ecuador� regulen los procesos archiv�sticos de la instituci�n, mismos que deben ser elaborados acorde a� su realidad. Que considerando el volumen de documentos que se generan y son trasladados al archivo central, se precisa contar con suficiente personal, de preferencia con formaci�n en el �rea especifica y manejo de equipos tecnol�gicos para procesar la informaci�n y facilitar su uso y acceso,� as� mismo se pudo determinar que el espacio f�sico donde actualmente est� ubicado el archivo central debe ser mejorado para reunir las condiciones m�nimas de preservaci�n y conservaci�n, que urge un proceso de intervenci�n para detener el deterioro de los documentos de la entidad, pues en ellos reposa la historia de este ilustre cant�n que gurda mucha historia y tradici�n y es uno de los m�s representativos de la provincia en cuanto a la tradici�n oral y la cultura, aspectos importantes para el patrimonio documental del pa�s.

 

Referencias

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� 2020 por los autores. Este art�culo es de acceso abierto y distribuido seg�n los t�rminos y condiciones de la licencia Creative Commons Atribuci�n-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional (CC BY-NC-SA 4.0)

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