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Procesos de gesti�n documental y organizaci�n de archivos desde las nuevas tendencias tecnol�gicas: caso Ministerio de Inclusi�n Econ�mica y Social MIES

 

Document management processes and file organization from the new technological trends: case of the Ministry of Economic and Social Inclusion MIES

 

Processos de gest�o documental e organiza��o de arquivos a partir das novas tend�ncias tecnol�gicas: caso do Minist�rio da Inclus�o Econ�mica e Social MIES

 

 

 

Yaritza Nicolle Mu�oz-Espinoza I ymunoz1305@utm.edu.ec https://orcid.org/0000-0002-3415-8952	Lila Mar�a Saltos-Catagua II lila.saltos@utm.edu.ec https://orcid.org/0000-0001-9569-783X

 

 

 

Correspondencia: ymunoz1305@utm.edu.ec

 

 

 

 

 

Ciencias Sociales y Pol�ticas ����������������

Art�culo de Investigacion ��

 

 

 

* Recibido: 25 de abril de 2022 *Aceptado: 20 de mayo de 2022 * Publicado: 27 de Junio de 2022

 

 

 

        I.            Universidad T�cnica de Manab�, Portoviejo, Ecuador. �

     II.            Universidad T�cnica de Manab�, Portoviejo, Ecuador.

Resumen

La gesti�n documental es el conjunto de procesos debidamente definidos que utilizan t�cnicas y tecnolog�as orientadas a la correcta organizaci�n de los documentos desde su creaci�n hasta su disposici�n final. Los archivos en formato f�sico y digital se constituyen en evidencia de las acciones desarrolladas en el cumplimiento de las competencias de las entidades p�blicas y privadas. La tecnolog�a ha revolucionado la manera de gestionar los procesos en la administraci�n, es una tendencia que presenta un avance acelerado y la organizaci�n de archivos no escapa a esta realidad. El presente trabajo de investigaci�n centr� su objetivo en el an�lisis de los procesos de gesti�n documental y organizaci�n de archivos desde las nuevas tendencias tecnol�gicas: caso Ministerio de Inclusi�n Econ�mica y Social MIES, de la ciudad de Portoviejo, para conocer los procedimientos implementados para la gesti�n de documentos f�sicos y digitales.� Como metodolog�a se aplic� un enfoque cuanti-cualitativo o mixto para el tratamiento de los datos, de igual manera se aplic� el m�todo de an�lisis documental en la revisi�n de los supuestos te�ricos, haciendo uso del modelo anal�tico sint�tico. Como t�cnica de recolecci�n de datos se dise�� una encuesta y ficha de observaci�n, para auscultar las condiciones de preferencia de uso, seguridad y facilidad de acceso a los documentos f�sicos y digitales. Se concluy� que la cultura digital se impone, la instituci�n debe implementar programas que apoyen el proceso de creaci�n de documentos digitales y digitalizaci�n de aquellos en formato f�sico o papel para una adecuada preservaci�n del fondo documental del MIES.

Palabras clave: gesti�n documental; archivo f�sico; documento digital; tecnolog�a.

 

Abstract

Document management is the set of duly defined processes that use techniques and technologies aimed at the correct organization of documents from their creation to their final disposal. The files in physical and digital format constitute evidence of the actions carried out in compliance with the powers of public and private entities. Technology has revolutionized the way of managing processes in the administration, it is a trend that is progressing rapidly and the organization of files does not escape this reality. This research work focused its objective on the analysis of document management processes and file organization from new technological trends: case Ministry of Economic and Social Inclusion MIES, of the city of Portoviejo, to know the procedures implemented for the management of physical and digital documents. As a methodology, a quantitative-qualitative or mixed approach was applied for the treatment of the data, in the same way the method of documentary analysis was applied in the revision of the theoretical assumptions, making use of the synthetic analytical model. As a data collection technique, a survey and observation sheet were designed to examine the conditions of preference for use, security and ease of access to physical and digital documents. It was concluded that the digital culture is imposed, the institution must implement programs that support the process of creating digital documents and digitizing those in physical or paper format for an adequate preservation of the MIES documentary collection.

Keywords: document management; physical file; digital document; technology.

 

Resumo

A gest�o documental � o conjunto de processos devidamente definidos que utilizam t�cnicas e tecnologias que visam a correta organiza��o dos documentos desde a sua cria��o at� a sua disposi��o final. Os arquivos em formato f�sico e digital constituem evid�ncia das a��es realizadas no cumprimento das atribui��es das entidades p�blicas e privadas. A tecnologia revolucionou a forma de gerenciar os processos na administra��o, � uma tend�ncia que apresenta um avan�o acelerado e a organiza��o dos arquivos n�o foge dessa realidade. Este trabalho de pesquisa focou seu objetivo na an�lise de processos de gest�o documental e organiza��o de arquivos a partir de novas tend�ncias tecnol�gicas: caso Minist�rio da Inclus�o Econ�mica e Social MIES, da cidade de Portoviejo, para conhecer os procedimentos implementados para a gest�o de documentos f�sicos e digitais. Como metodologia, aplicou-se uma abordagem quanti-qualitativa ou mista para o tratamento dos dados, da mesma forma que o m�todo de an�lise documental foi aplicado na revis�o dos pressupostos te�ricos, valendo-se do modelo anal�tico sint�tico. Como t�cnica de coleta de dados, foi elaborado um levantamento e ficha de observa��o para examinar as condi��es de prefer�ncia de uso, seguran�a e facilidade de acesso aos documentos f�sicos e digitais. Concluiu-se que a cultura digital se imp�e, a institui��o deve implementar programas que apoiem o processo de cria��o de documentos digitais e digitaliza��o daqueles em formato f�sico ou papel para uma adequada preserva��o do acervo documental do MIES.

Palavras-chave: gest�o documental; arquivo f�sico; documento digital; tecnologia.

 

Introducci�n

La gesti�n documental es el conjunto de procesos estrat�gicos con especificaciones claramente identificadas que permiten de una manera adecuada manejar el flujo de documentos producidos y recibidos por las entidades p�blicas y privadas en el ejercicio de sus funciones.

Alvear (2018) considera que �en el contexto de la sociedad actual, la administraci�n de la informaci�n ha sufrido una serie de cambios del tradicional soporte de papel al soporte digital,� (p.12). Tal es as� que los documentos que elaboran las instituciones nacen digitalmente.

Gracias a estas nuevas tecnolog�as se ha multiplicado la capacidad de almacenamiento, contrastando con la dif�cil labor de organizaci�n f�sica del archivo, que se ha visto afectada por factores como: falta de espacios adecuados, presupuesto insuficiente, ausencia de personal cualificado, carencia de pol�ticas de gesti�n documental, modelos de organizaci�n, desconocimiento de legislaci�n y normativas que definen los lineamientos a seguir para asegurar la preservaci�n, conservaci�n y disposici�n final de los documentos f�sicos.

Los medios electr�nicos y los archivos digitales ganan terreno en los procesos de gesti�n administrativa, las instituciones como las personas solicitan informaci�n de una manera �gil y expedita, debido al progresivo dinamismo que han permitido las nuevas tecnolog�as de informaci�n y comunicaci�n las respuestas son casi inmediatas, por� otro lado los sistemas integrados de gesti�n documental que han implementado varios gobiernos de la regi�n posibilitan atender de manera m�s oportuna los requerimientos ciudadanos, el almacenamiento y el acceso a los tr�mites.

Mart�nez (2018) sostiene que desde las esferas de gobierno se deben pensar en �soluciones integrales para la gesti�n documental y organizaci�n de archivos desde la producci�n del documento hasta su disposici�n final tanto de los documentos f�sicos como digitales�, (p.5), para este cometido se requiere que las instituciones se gu�en del marco regulatorio existente para los procesos, en cada�� tipo de soporte.

En referencia a las nuevas tecnolog�as y su aplicaci�n a la gesti�n documental Rossini (2003) menciona que:

son todas aquellas que permiten la descripci�n y automatizaci�n de cada uno de los procesos relacionados con la documentaci�n y que est�n basadas en la inform�tica y los nuevos soportes electr�nicos, representan ventajas indiscutibles para la gesti�n administrativa, el control de transferencia, pr�stamos, consultas, control de expurgo, almacenamiento, conservaci�n, tratamiento y recuperaci�n de la informaci�n, as� como para la difusi�n de los fondos y en definitiva para optimizar los procesos que permitan aumentar la eficacia y efectividad de los servicios del archivo, (p.2).

La administraci�n p�blica precisa atender de manera eficaz y eficiente los requerimientos ciudadanos en cuanto a la prestaci�n de servicios, esto provoca una ingente cantidad de documentos que se producen y se reciben, en este sentido� la investigaci�n que se desarroll� centr� su objetivo en el an�lisis de los procesos de gesti�n documental y organizaci�n de archivos desde las nuevas tendencias tecnol�gicas: caso Ministerio de Inclusi�n Econ�mica y Social MIES, de la ciudad de Portoviejo, para conocer los procedimientos implementados para la gesti�n de documentos f�sicos y digitales.

La misi�n del MIES Establecer y ejecutar pol�ticas, regulaciones, programas y servicios para la inclusi�n social y atenci�n al ciclo de vida de ni�os, ni�as, adolescentes, j�venes, adultos mayores, personas con discapacidad y aquellos que se encuentran en situaci�n de pobreza, a fin de aportar a su movilidad social y salida de la pobreza. Su Visi�n Ser la entidad p�blica l�der en la inclusi�n social para los grupos de atenci�n prioritaria y aquellos que se encuentran en situaci�n de pobreza para aportar a su movilidad social.

Cabe resaltar que el MIES dispone de un instructivo de gesti�n documental adaptado a sus necesidades, enmarcado en los estamentos legales como la constituci�n del Ecuador, LOTAIP (Ley Org�nica de Transparencia y Acceso a la Informaci�n P�blica) , Ley del Sistema Nacional de Archivos, Norma T�cnica de organizaci�n de Archivos para Entidades P�blicas.

Objetivos de la gesti�n documental

En criterio de S�nchez (2014) La esencia de la gesti�n de documentos, es el tratamiento archiv�stico desde las primeras etapas de su ciclo de vida, si este proceso se realiza de manera adecuada, ser� m�s factible realizar la organizaci�n de los documentos generados en cada unidad productora durante todas las etapas o categor�as de archivo que tiene que pasar hasta su disposici�n final.

Siguiendo con el mismo autor, se�ala tambi�n que: una correcta gesti�n documental asegura a las empresas e instituciones archivar lo esencial, simplificar los procesos, facilitar la conservaci�n, el acceso, la depuraci�n, aplicar procesos de racionalizaci�n y econom�a.

Pe�a (2010) asevera que la gesti�n documental bien orientada es sin�nimo tambi�n de gesti�n de calidad debido a que cuenta con pol�ticas perfectamente definidas, objetivos estrat�gicos y metas claras, indicadores de gesti�n, planes operativos, procesos metodol�gicos, abarca aspectos financieros para contar con suficientes recursos, espacio f�sico con est�ndares internacionales, personal cualificado, seguridad ocupacional y seguridad para los documentos, procesos tecnol�gicos e indicadores de calidad, todos estos aspectos est�n en concordancia con las normas ISO que dan directrices para la ejecuci�n de estos procedimientos.

La carencia de un programa de gesti�n documental puede acarrear algunas dificultades como:

�         Problema al momento de localizar los documentos

�         Inversi�n de mucho tiempo en la b�squeda de documentos

�         Perdida de documentos valiosos

�         Acumulaci�n de gran cantidad de documentos innecesarios

�         Eliminaci�n de documentos sin los debidos procesos

�         Falta de procedimientos estandarizados

�         Problemas de conservaci�n y preservaci�n

En contra parte una correcta gesti�n documental garantiza

�         Procedimientos ordenados, eficaces y responsables

�         Facilita la b�squeda y recuperaci�n de informaci�n

�         Proporciona coherencia, seguridad y fiabilidad en los procesos

�         Desarrolla tecnolog�as estandarizados

�         Asegura el fiel cumplimiento de pol�ticas documentales

�         Democratiza el acceso a la informaci�n

�         Mejora la imagen institucional

�         Cumple a cabalidad con normativas y lineamientos pre establecidos

Importancia y beneficio de los documentos digitales para las instituciones

Los archivos como primera fuente de informaci�n para el ciudadano, tienen que ser los instrumentos que gu�en la gesti�n de las organizaciones y a trav�s de esta hacerlos m�s visibles frente a su accionar, con el fin de que el ciudadano pueda ser m�s participativo a la hora de construir democracia, contribuyendo de esta forma a ser garantes de la informaci�n y atenci�n de tr�mites (�lvarez, 2017, p.33), y ante la dificultad de organizaci�n documental que experimentan ciertas instituciones el documento digital y los documentos digitalizados se convierten en esa fuente primaria de informaci�n de acceso r�pido y confiable.

El Plan Nacional de Gobierno Electr�nico (2018) tiene como objetivo promover la participaci�n ciudadana, la democratizaci�n de los servicios p�blicos, la simplificaci�n de tr�mites y la gesti�n estatal eficiente, por medio del aprovechamiento de los recursos que actualmente posee el Estado y la aplicaci�n de procesos tecnol�gicos.

Es por eso que el uso de las tecnolog�as de informaci�n, para la gesti�n de documentos electr�nicos, se vuelve prioritaria, seg�n Garc�a (2001) la tecnolog�a aplicada a los documentos se define como �el proceso de creaci�n, almacenamiento y utilizaci�n de los documentos electr�nicos, que incluye su selecci�n, clasificaci�n, conservaci�n, b�squeda, recuperaci�n, reproducci�n y diseminaci�n, a partir de dispositivos electr�nicos� (p.191).

De acuerdo a la Norma de Interoperabilidad Gubernamental (2015) en la cual se mencionan sustentos legales y normas que regulan el uso de la tecnolog�a en la gesti�n de la informaci�n, denominada como gobierno electr�nico, menciona que:

La Carta Iberoamericana de Gobierno Electr�nico, aprobada por la IX Conferencia Iberoamericana de Ministros de Administraci�n P�blica y Reforma del Estado, celebrada en Chile el 1 de junio del 2007, en la secci�n 24, recomienda a los gobiernos tomar en consideraci�n la importancia de la interoperabilidad de las comunicaciones y servicios, as� como disponer las medidas necesarias, para que todas las entidades p�blicas, cualquiera que sea su nivel y con independencia del respeto a su autonom�a, establezcan sistemas que sean interoperables y gestionen sus documentos en formato digital (p.2).

La misma norma dispone tambi�n que: �las entidades de la Administraci�n Central compartir�n e intercambiar�n, por medio de las tecnolog�as de informaci�n y comunicaci�n, datos e informaci�n electr�nicos, en la prestaci�n de tr�mites y servicios ciudadanos, as� como en la gesti�n interna e interinstitucional�.

A partir de lo anterior, y ante las constantes actualizaciones de mano de la tecnolog�a que se presenta vertiginosamente, por la gran demanda de documentos que se elaboran y reciben en las instituciones en un mundo globalizado y donde los procesos que se realizan casi en su totalidad son a trav�s de herramientas tecnol�gicas, por su eficaz forma de abordaje y optimizaci�n de tiempo, en el caso de la gesti�n de archivos no es la excepci�n.

Diaz (2007) define al documento electr�nico como un recurso de informaci�n cuyo contenido estructurado y contextualizado se convierte en la evidencia de las accione desarrolladas por una empresa o entidad, guarda las mismas consideraciones que el documento f�sico, es probatorio, se genera, procesa, gestiona, almacena y recupera por medios digitales, (p.135)

Definir los beneficios de los documentos digitales es pertinente para la toma de acciones y transformaci�n que deben experimentar organismos p�blicos y privados, en criterio de Marcos (2019) algunas consideraciones respecto de los beneficios de los documentos digitales son los siguientes:

Son accesibles y disponibles con facilidad

Se puede almacenar gran cantidad de informaci�n

Son manejables y sirven de base para la creaci�n de nuevos documentos

Son clasificados y organizados con criterios de b�squeda eficiente

Facilitan el ahorro de espacio, material y recursos

Ahorra tiempo, lo que posibilita el incremento de eficiencia

Est�n menos expuestos al deterioro

Son m�s factibles de recuperar en caso de riesgos y desastres naturales

Promueven la responsabilidad con el medio ambiente.

Para los archivos f�sicos existen procedimientos y lineamientos debidamente estructurados, estos pueden ser aplicados a los archivos digitales de la misma manera que se crean lo expedientes f�sicos, as� se pueden crear carpetas, subcarpetas, etiquetas, descriptores, modelos de nomenclaturas num�ricas y alfanum�ricas, cronol�gicas, onom�sticas, geogr�ficas, sistemas como el ORFUAS org�nico, funcional y por asunto.

Codina (2019) menciona que la diversidad de formatos que puede contener un archivo digital es de gran beneficio para las empresas, texto, audio, video, fotograf�as, son algunas de las series documentales digitales que se pueden manejar en un mismo ordenador.

Otro aspecto a considerar en los documentos digitales son los relacionados con la seguridad de la informaci�n contenida en ellos o ciberseguridad, que consiste en la protecci�n de los documentos almacenados para lo cual las entidades deben contar con software, hardware, e infraestructura de redes, para evitar eventuales p�rdidas de informaci�n o vulneraci�n de los archivos digitales.

Para Soto (2021) las empresas deben cifrar su empe�o en implementar medidas de seguridad considerando que pueden sufrir la p�rdida o destrucci�n de informaci�n sensible lo cual puede ser perjudicial, por lo que se recomienda hacer copias de seguridad y almacenamiento para proteger la informaci�n, (p.5). �

 

 

Metodolog�a

En este estudio se aplic� una metodolog�a bajo el enfoque cuanti-cualitativo o mixto por el tratamiento de los datos, de igual manera se aplic� el m�todo de an�lisis documental en la revisi�n de los supuestos te�ricos, haciendo uso del modelo anal�tico sint�tico en la exposici�n de las ideas.

Como t�cnica de recolecci�n de datos se dise�� una encuesta aplicada a las secretarias departamentales, para auscultar las condiciones de preferencia de uso, seguridad y facilidad de acceso a los documentos f�sicos y digitales. Como instrumento se elabor� una ficha de observaci�n aplicada tanto para los archivos f�sicos como los digitales.

El modelo de ficha de observaci�n se consider� pertinente para investigaci�n considerando lo que asevera Navarro (2013), que es un �proceso sist�mico que permite a quien lo realiza detectar particularidades dentro de un proceso o contexto determinado�, (p.56).

En cuanto a la poblaci�n y muestra se consider� el total de los departamentos que funcionan en el MIES en un total de 15, y el archivo central.

 

Resultados

 

Tabla 1.� Tipo de unidad de almacenamiento o de conservaci�n f�sica

Archivos f�sicos en �reas administrativas o de gesti�n

An�lisis: Seg�n los datos obtenidos, en la tabla n�mero 1 se muestra que cada �rea conserva su documentaci�n en su departamento, mismos que se encuentran localizados en folder y en carpetas. Estos documentos se identifican por asunto, actividad y proyecto, pero debido a su lugar de conservaci�n esta suelen deteriorarse por el material met�lico que contienen las carpetas y los folders.�

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Tabla 2. Tipo de unidad de almacenamiento o de conservaci�n electr�nico

Archivos digitales: �rea administrativa o de gesti�n

 

 

An�lisis: De acuerdo a los datos presentados en la tabla n�mero 2 se puede observar que el tipo de almacenamiento digital permite un f�cil y r�pido acceso a los documentos, y su modelo de organizaci�n est� dado por asunto. �

 

 

 

Tabla 3. Archivo f�sico: Archivo central, condiciones f�sicas y acceso.

 

 

An�lisis: De acuerdo a los datos presentados en la tabla n�mero 3 se puede observar que los documentos f�sicos se encuentran localizados en cajas t�cnicas T15. Cuentan con instalaciones el�ctricas seguras, est�n alejadas de la luz solar y control de microorganismos, a pesar de esto no se cuenta con un plan de contingencia y no existen equipos de control de humedad. En el �rea de archivo solo labora una persona, por lo consiguiente la b�squeda y recuperaci�n de documentos se torna lenta. �

 

Tabla 4. Archivo digital: condiciones f�sicas y acceso.

 

 

An�lisis: De acuerdo a los datos presentados en la tabla n�mero 4 se puede observar que los documentos que se encuentran en el archivo electr�nico se encuentran organizados cronol�gicamente, son de f�cil acceso. No necesita demasiado espacio, su seguridad es confiable, el control de humedad var�a entre los 45-60% y 18-22 grados por lo que la temperatura en esta �rea se cumple. En cuanto al acceso a la informaci�n es inmediata y f�cil.

 

Encuesta aplicada a las secretarias departamentales

 

Tabla 5. Si tuviera que elegir entre manipular archivos f�sicos o digitales, cu�l ser�a el de su preferencia.

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Archivo f�sico �������������������������������� ������6����������������������������������������������� 40%

Archivo digital ������������������������������ ������9����������������������������������������������� 60%

 

 

A la interrogante de cual tipo de archivo elegir�a para manipular 60% de las encuestadas respondieron que prefieren lo archivos digitales, en tanto que un 40%, eligi� los archivos en formato f�sico. Este resultado evidencia que a�n existe resistencia para manejar los archivos en un entorno exclusivamente digital.

 

Tabla 6. Considera necesario conservar el documento f�sico, a pesar de estar guardado en un archivo digital

 

Si ����������������������������� ���������������������� ���11������������������������������������������������ 73%

No ��������������������������� ���������������������� �����4������������������������������������������������ 27%

 

 

Al consultar la necesidad de conservar el documento f�sico, aun cuando est� guardado en formato digital, el 73% de las encuestadas responde que si se debe conservar; en tanto que el 27% respondi� que no debe conservarse. La cultura del documento f�sico como evidencia, se mantiene vigente, aun cuando en la legislaci�n archiv�stica se da el mismo valor al documento f�sico y digital.

Tabla 7. En lo referente a la seguridad de la informaci�n que tipo de archivo considera que puede garantizar m�s seguridad.

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Archivo f�sico �������������������������������� �������9���������������������������������������������� 60%

Archivo digital ������������������������������ �������6���������������������������������������������� 40%

 

 

Al consultar que tipo de archivo consideran que ofrece m�s seguridad 60% de las secretarias departamentales encuestadas respondieron que el archivo f�sico es m�s seguro, mientras que el 40% consideran que el archivo digital es m�s seguro. En este aspecto, si bien los documentos se encuentran bajo la custodia de la unidad productora, en su formato f�sico y digital, en cualquier momento alguno de ellos podr�a ser sustra�do, alterado o deteriorado, por esta raz�n se recomienda elaborar respaldos para afrontar una p�rdida.

 

Tabla 8. �Del modelo de organizaci�n de los archivos f�sicos y digitales, cual considera, es m�s f�cil de organizar

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Archivo f�sico �������������������������������� �������7���������������������������������������������� 47%

Archivo digital ������������������������������ �������8���������������������������������������������� 53%

 

 

En la pregunta referente al modelo de organizaci�n y cual piensan que es m�s f�cil organizar el 47% mencion� que el archivo f�sico, mientras que el 53% respondi� que el archivo digital tiene un mejor modelo de organizaci�n. Los archivos f�sicos como los digitales poseen modelos arb�reos y criterios l�gicos como los alfab�ticos, alfanum�ricos, onom�sticos, geogr�ficos, por fecha, por asunto, y todos ellos son aplicables a ambos tipos de archivos.

Tabla 9. Para la b�squeda y recuperaci�n de la informaci�n, que tipo de archivo permite encontrar un documento en el menor tiempo posible.

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Archivo f�sico �������������������������������� ��������5������������ �������������������������������� 33%

Archivo digital ������������������������������ ������10��������������������������������������������� 67%

 

 

En lo referente a las acciones de b�squeda y recuperaci�n de documentos, el 33% respondi� que este proceso es mejor en un archivo f�sico, frente al 67% que considera que el archivo digital permite la recuperaci�n de documentos en menor tiempo. Esto evidencia que en ocasiones la b�squeda en medios tecnol�gicos a�n es algo complicado para ciertas personas, pero hay tambi�n quienes manejan de manera adecuada la tecnolog�a y esto facilita la b�squeda y recuperaci�n de los documentos.

 

Tabla 10. �En lo referente al espacio f�sico para la conservaci�n de los documentos de archivo, que tipo de archivo cree que tiene las mejores condiciones para almacenamiento y disposici�n final.

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Archivo f�sico �������������������������������� ��������5������������ �������������������������������� 33%

Archivo digital ������������������������������ ������10��������������������������������������������� 67%

 

 

En la pregunta sobre el espacio f�sico para la conservaci�n de los documentos el 33% respondi� que el archivo f�sico dispone de mejores condiciones, frente a un 67% que estim� que el archivo digital tiene mejores condiciones de almacenamiento. El espacio f�sico para la conservaci�n de documentos requiere condiciones especiales, que en ocasiones es dif�cil lograrlo en las instituciones, en tanto que, si bien los archivos digitales tambi�n requieren ciertas condiciones, estas son m�s factibles de tenerlas.

 

Discusi�n

La gesti�n de documentos es fundamental para el desarrollo institucional, manejo eficaz de su administraci�n y optimizaci�n de recursos; en Ecuador, el sistema integrado de gesti�n documental institucional establecido para las entidades del sector p�blico es el sistema Quipux.

Inicialmente la plataforma Quipux fue dise�ada tomando como base el Sistema ORFEO (Colombia) al cual se le ha aplicado distintas modificaciones, as� como tambi�n la inclusi�n de nuevas funciones para adaptarlo a las necesidades del Gobierno Ecuatoriano. (QUIPUX, 2018).

Esta plataforma permite registrar y controlar el flujo, organizaci�n y trazabilidad de los documentos digitales y/o f�sicos que se env�an y reciben en una instituci�n. Todo esto es logrado gracias a una de las funciones que tiene Quipux, que permite crear memorandos, oficios, resoluciones y/o acuerdos, m�s todas las funcionalidades que impliquen comunicaci�n formal dentro y fuera de la instituci�n.

Datos de la regi�n, M�ndez (2019) realiz� un estudio de la legislaci�n en Argentina y en este pa�s se reconoce la validez del documento digital o informaci�n el formato electr�nico, con el mismo valor testimonial y evidencial del documento f�sico, nacido y firmado digitalmente.

En Colombia de igual manera el Archivo General de la Naci�n ha expedido leyes y normativas que instan�� a las instituciones estatales a incluir procesos de digitalizaci�n para la preservaci�n de sus archivos y el reconocimiento de documentos nacidos digitalmente como v�lidos y probatorios cuando son requeridos, (S�nchez, 2019, p.91).

La pandemia que asol� al planeta, fue tambi�n un motivo fundamental para la aceptaci�n y el auge del documento digital, considerando las prohibiciones de movilidad, en pa�ses como M�xico, Chile, Per�, la tendencia e incremento de los documentos digitales est� en auge.�

En cuanto al acceso a la informaci�n p�blica, este constituye un derecho fundamental por medio del cual toda persona puede conocer la informaci�n que se genera por posesi�n, uso o administraci�n de recursos p�blicos, a menos que existan razones legales para mantenerla protegida (ITEI, 2018), los documentos digitales facilitan la obtenci�n de la informaci�n requerida por los ciudadanos.

Conclusiones

La cultura digital se impone y es preciso que las entidades p�bicas y privadas inviertan recursos para gestionar equipos que permitan la generaci�n y transformaci�n de documentos f�sicos a digitales, as� como la capacitaci�n del personal para que se empodere de los procesos para una gesti�n de los documentos eficaz y eficiente.

Se requiere un cambio de paradigma en la gesti�n documental y organizaci�n de archivos, los documentos f�sicos y digitales conservan la informaci�n de las instituciones, y poseen el mismo valor evidencial y testimonial. Los sistemas integrados de gesti�n documental mejoran los procesos en la sociedad digital.

Es fundamental que se apliquen t�cnicas actualizadas, para la creaci�n de documentos digitales y la digitalizaci�n de los documentos f�sicos, debido a la realidad institucional del MIES, donde grandes cantidades de archivos e informaci�n valiosa se ha perdido por la falta de actualizaci�n y capacitaci�n de m�todos de conservar de archivos en formato digital y contar con respaldo de toda la informaci�n relevante de dicha instituci�n.

 

Referencias

1.      �lvarez Beltr�n, E (2017). La gesti�n documental frente al reto de las tecnolog�as de la informaci�n y comunicaci�n, como v�a para lograr adentrarse en el proceso de innovaci�n tecnol�gica de los archivos en Colombia. https://ciencia.lasalle.edu.co/cgi/viewcontent.cgi?article=1139&context=sistemas_informacion_documentacion/140

2.      Alvear, Y. (2018). Estado del arte de la preservaci�n de documentos digitales en los pa�ses de M�xico, Colombia, Brasil y Argentina https://ciencia.lasalle.edu.co/maest_gestion_documental/50

3.      Codina, L (2019). Propuesta de digitalizaci�n de documentos: In document La digitalizaci�n de documentos aplicada en el Archivo del estudio Osterlig (p�gina 86-100) https://www.lluiscodina.com/wp-content/uploads/2014/04/evaluacionREDC-2000.pdf

4.      D�az, A. (2007). El concepto de documento electr�nico y su validaci�n. https://ciencia.lasalle.edu.co/sistemas_informacion_documentacion/140

 

5.      El Plan Nacional de Gobierno Electr�nico (2018).Objetivo promover la participaci�n ciudadana. https://www.gobiernoelectronico.gob.ec/wpcontent/uploads/2018/09/PNGE_2018_2021sv2.pdf

6.      Garc�a, A. (2001). La gesti�n de documentos electr�nicos como respuesta a las nuevas condiciones del entorno de informaci�n. . ACIMED , 190-200. http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S102494352001000300003&lng=es&tlng=es.

7.      ITEI. (2018). Instituto de Transparencia, informacion publica y proteccion de datos personales. Obtenido de https://www.itei.org.mx/v4/procedimientos/acceso_info

8.      Mart�nez, A (2018) el impacto de la gesti�n documental en la transparencia de las

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