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Propuesta para la elaboraci�n del inventario de descripci�n archiv�stica de las serie tesis de la UCE del per�odo comprendido entre 1876 y 1906

 

Proposal for the preparation of the inventory of archival description of the UCE thesis series for the period between 1876 and 1906

 

Proposta para a elabora��o do invent�rio da descri��o arquiv�stica da s�rie de teses da UCE para o per�odo entre 1876 e 1906

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Correspondencia: pamela.meras2009@hotmail.com

 

 

Ciencias T�cnicas y Aplicadas

Art�culo de Investigaci�n

 

 

* Recibido: 19 de junio de 2025 *Aceptado: 15 de julio de 2025 * Publicado: �04 de agosto de 2025

 

        I.            Investigador Independiente, Ingeniera Comercial en Negocios Internacionales, Universidad Internacional Sek, Maestr�a en Archivistiva y Sistemas de Gesti�n Documental Universidad Andina Sim�n Bol�var, Magister en Bibliotecolog�a y Archivolog�a, Universidad T�cnica de Ambato, Ecuador.

Resumen

La presente propuesta tiene como objetivo elaborar un inventario de descripci�n archiv�stica de las tesis de la Universidad Central del Ecuador (UCE) correspondientes al per�odo 1876-1906, para potenciar su acceso, conservaci�n y valoraci�n patrimonial. La metodolog�a se basa en dise�ar un modelo de ficha de inventario anal�tico siguiendo la norma internacional ISAD(G), adaptada a las necesidades espec�ficas del acervo. Se establecen campos clave como fondo, secci�n, autor, fechas extremas, estado de conservaci�n y soporte, garantizando una descripci�n jer�rquica y detallada que facilite la recuperaci�n de la informaci�n. La aplicaci�n de este modelo se realiz� en la descripci�n de la serie de tesis de pregrado, permitiendo una organizaci�n clara y ordenada del fondo, y resaltando las condiciones f�sicas y de deterioro de los manuscritos, as� como recomendaciones para su intervenci�n y preservaci�n. Los resultados muestran que mediante este instrumento se logra una identificaci�n precisa del patrimonio documental, promoviendo la difusi�n y el acceso a los materiales hist�ricos y acad�micos de la instituci�n. Finalmente, la elaboraci�n de este inventario contribuye a fortalecer la gesti�n archiv�stica de la UCE y democratiza el conocimiento del patrimonio documental, resaltando la importancia de implementar pol�ticas de conservaci�n y organizaci�n basadas en normativas nacionales e internacionales. En suma, esta propuesta ofrece una herramienta efectiva para la descripci�n y gesti�n de fondos hist�ricos, promoviendo la valorizaci�n y protecci�n del patrimonio acad�mico de la universidad.

Palabras claves: Propuesta; inventario de descripci�n archiv�stica; serie tesis de la UCE.

 

Abstract

This proposal aims to develop an archival description inventory of the theses from the Central University of Ecuador (UCE) corresponding to the period 1876-1906, to enhance their access, preservation, and heritage valuation. The methodology is based on designing an analytical inventory form model following the international ISAD(G) standard, adapted to the specific needs of the collection. Key fields are established, such as holdings, section, author, extreme dates, state of conservation, and medium, guaranteeing a hierarchical and detailed description that facilitates information retrieval. This model was applied to the description of the undergraduate theses series, allowing for a clear and orderly organization of the collection and highlighting the physical and deterioration conditions of the manuscripts, as well as recommendations for their intervention and preservation. The results show that this instrument achieves an accurate identification of the documentary heritage, promoting the dissemination of and access to the institution's historical and academic materials. Finally, the development of this inventory contributes to strengthening the UCE's archival management and democratizes knowledge of documentary heritage, highlighting the importance of implementing conservation and organizational policies based on national and international regulations. In short, this proposal offers an effective tool for the description and management of historical collections, promoting the appreciation and protection of the university's academic heritage.

Keywords: Proposal; archival description inventory; UCE thesis series.

 

Resumo

Esta proposta visa desenvolver um invent�rio de descri��o arquiv�stica das teses da Universidade Central do Equador (UCE) correspondentes ao per�odo de 1876-1906, para melhorar seu acesso, preserva��o e valora��o patrimonial. A metodologia baseia-se na concep��o de um modelo de formul�rio de invent�rio anal�tico seguindo o padr�o internacional ISAD(G), adaptado �s necessidades espec�ficas da cole��o. S�o estabelecidos campos-chave, como acervo, se��o, autor, datas extremas, estado de conserva��o e meio, garantindo uma descri��o hier�rquica e detalhada que facilita a recupera��o da informa��o. Este modelo foi aplicado � descri��o da s�rie de teses de gradua��o, permitindo uma organiza��o clara e ordenada da cole��o e destacando as condi��es f�sicas e de deteriora��o dos manuscritos, bem como recomenda��es para sua interven��o e preserva��o. Os resultados mostram que este instrumento alcan�a uma identifica��o precisa do patrim�nio documental, promovendo a divulga��o e o acesso aos materiais hist�ricos e acad�micos da institui��o. Por fim, a elabora��o deste invent�rio contribui para o fortalecimento da gest�o arquiv�stica da UCE e democratiza o conhecimento do patrim�nio documental, evidenciando a import�ncia da implementa��o de pol�ticas de conserva��o e organiza��o pautadas em normativas nacionais e internacionais. Em suma, esta proposta oferece uma ferramenta eficaz para a descri��o e gest�o de acervos hist�ricos, promovendo a valoriza��o e a prote��o do patrim�nio acad�mico da universidade.

Palavras-chave: Proposta; invent�rio de descri��o arquiv�stica; s�rie de teses da UCE.

 

 

Introducci�n

La Universidad Central del Ecuador (UCE), la instituci�n de educaci�n superior m�s antigua y grande del pa�s, ha generado y custodiado un considerable fondo documental de tesis desde 1836, resguardado en su Archivo General. Sin embargo, este acervo constituye una valiosa fuente de informaci�n que, lamentablemente, no ha sido debidamente puesta en valor para facilitar su acceso y protecci�n como patrimonio documental. En este contexto, la descripci�n archiv�stica emerge como un proceso fundamental en los archivos, especialmente en los hist�ricos, cuyo prop�sito principal es dar a conocer y difundir la documentaci�n y la informaci�n que contienen. Theodore Schellemberg, especialista en la materia, define la descripci�n como la tarea que engloba las actividades del archivero para organizar y elaborar instrumentos que faciliten el acceso a los fondos. En esencia, es una parte de la Archivonom�a que organiza, analiza y sintetiza documentos con la finalidad de difundir su contenido. De hecho, se ha aceptado como un conjunto de principios que regulan, controlan y difunden el acervo de un archivo.

Por lo tanto, el rol de la descripci�n archiv�stica es crucial, ya que vincula la informaci�n con los usuarios. Los archivos hist�ricos, responsables de la conservaci�n y difusi�n del patrimonio documental, organizan sus fondos bajo el principio de procedencia y orden original, utilizando categor�as como fondo, secci�n, series tesis y subseries. A pesar de su importancia intr�nseca, la descripci�n archiv�stica sigue siendo un �rea poco estudiada y practicada, enfrentando la escasez de recursos humanos para llevar a cabo esta labor. La globalizaci�n actual, adem�s, impulsa la necesidad de difundir los archivos hist�ricos sin fronteras, lo que requiere contar con normas nacionales armonizadas.

As� mismo, la normativa archiv�stica nacional en Ecuador constituye un pilar fundamental para la salvaguardia del patrimonio documental. La Constituci�n de la Rep�blica del Ecuador (2008) establece en su Art�culo 379 que los documentos y archivos con valor hist�rico son parte del patrimonio cultural y objeto de salvaguardia del Estado. La Ley Org�nica de Cultura (2016) define en su Art�culo 36 a los archivos hist�ricos como el conjunto de documentos producidos y recibidos por instituciones p�blicas o privadas que han terminado su ciclo vital, consider�ndolos espacios de investigaci�n y conservaci�n de la memoria social. Aunado a ello, el Art�culo 37 crea la Red de Archivos Hist�ricos, y el Art�culo 38 encarga al ente rector de Cultura y Patrimonio la elaboraci�n de pol�ticas p�blicas para la gesti�n y desarrollo de estos archivos. La Ley del Sistema Nacional de Archivos (1982) declara la documentaci�n b�sica de archivos p�blicos y privados como Patrimonio del Estado si es calificada como fuente para estudios hist�ricos. Finalmente, la Regla T�cnica Nacional de Organizaci�n y Mantenimiento de los Archivos P�blicos (2019) establece en su Art�culo 36 que la descripci�n archiv�stica busca identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, proporcionando contexto y facilitando su consulta.

A nivel internacional, la norma ISAD(G) (General International Standard Archival Description) se concibe como una gu�a general para la elaboraci�n de descripciones archiv�sticas, aplicable a cualquier tipo documental y soporte f�sico. Esta norma se caracteriza por tener una macroestructura definida pero flexible en cuanto al nivel, profundidad y detalle de la descripci�n. En particular, establece cinco unidades de descripci�n b�sicas (Fondo, Subfondo, serie, Expediente y Unidad documental), siendo el fondo el nivel fundamental. De sus 26 elementos descriptivos, seis son esenciales: c�digo de referencia, t�tulo, productor, fechas, volumen de la unidad de descripci�n y nivel de descripci�n. Una caracter�stica clave adicional es la descripci�n multinivel, que implica describir el fondo y sus partes con elementos adecuados a su nivel, de forma independiente pero jer�rquicamente relacionadas.

No obstante, existen diferencias notables entre las normativas bibliotecol�gicas y archiv�sticas. Para los bibliotecarios, la normalizaci�n implica aplicar reglas como las Reglas Angloamericanas de Catalogaci�n y la Descripci�n Bibliogr�fica Internacional Normalizada (ISBD), que especifican requisitos para la descripci�n e identificaci�n de recursos publicados. En contraste, para los archivistas, normalizar implica una descripci�n precisa de los datos de cada documento, incluyendo su localizaci�n. Si bien bibliotecas y archivos utilizan la descripci�n para construir cat�logos, la naturaleza inherente de los libros difiere de la de los documentos de archivo, lo que implica que los datos ofrecidos en un cat�logo de archivo ser�n distintos. La necesidad de intercambio en el �mbito bibliotecario impuls� el desarrollo de est�ndares internacionales, como las ISBD y las RCAA2; por su parte, el formato MARC, basado en la norma ISO 2709, respeta estas normas para el intercambio de datos bibliogr�ficos.

Por otra parte, para los archivos, el intercambio de registros no era una prioridad hasta la aparici�n de Internet, que proporcion� las herramientas para estandarizar la informaci�n. El proceso de normalizaci�n de la descripci�n archiv�stica, iniciado en Estados Unidos en los a�os 80, transform� el concepto de descripci�n. De este modo, se pas� de la mera elaboraci�n de instrumentos a una operaci�n de an�lisis documental para crear representaciones exactas y concisas de unidades archiv�sticas, siempre respetando el principio de procedencia. El Consejo Internacional de Archivos (ICA) desarroll� la norma ISAD(G) en los a�os 90 para la descripci�n de fondos archiv�sticos. De acuerdo con ISAD(G), los archivos son considerados colecciones, con el "fondo" como la parte m�s general de la descripci�n, seguida por series, expedientes y unidad documental. Es relevante mencionar que la ISAD(G) y la ISAAR(CPF) (norma internacional para la descripci�n de autoridades) se manejan con las mismas normas para el intercambio de informaci�n: ISO 2709 y MARC.

Las tesis, tesinas y trabajos de titulaci�n poseen un gran valor para las instituciones de educaci�n superior, ya que son el producto de la culminaci�n de los procesos acad�micos y de investigaci�n, constituyendo una inversi�n social. Desde una perspectiva archiv�stica, las tesis son consideradas una Unidad Documental Simple, conformada por un grupo de documentos del mismo tipo que coinciden en formato y funci�n. Se ha observado que, en universidades como la UCE, Escuela Polit�cnica Nacional y Universidad Andina Sim�n Bol�var (UASB), las tesis forman parte de las colecciones bibliotecarias y no de los archivos. Esto se debe a que las bibliotecas suelen tener mayores presupuestos, lo que les permite una adecuada organizaci�n f�sica y tecnol�gica, as� como instrumentos normalizados para el tratamiento t�cnico y la difusi�n de la producci�n acad�mica a trav�s de bases de datos bibliogr�ficas. A modo de ejemplo, las tesis de la UCE a partir de 2012 y las de la UASB desde su creaci�n se encuentran en repositorios digitales como Dspace y Bibliosis, respectivamente.

En cuanto a los instrumentos de descripci�n archiv�stica, estos son elementos esenciales para el proceso de descripci�n. Tambi�n se les conoce como instrumentos de consulta para el usuario e instrumentos de control para el archivo. Los instrumentos b�sicos o principales son el inventario, el cat�logo y la gu�a. El inventario describe documentos y series de forma general, sin un an�lisis minucioso, y se utiliza para describir el contenido exacto de las series seg�n su orden en el cuadro de clasificaci�n. Por otro lado, el cat�logo es una descripci�n detallada de series o expedientes, buscando una descripci�n exhaustiva de sus caracteres internos y externos. Finalmente, la gu�a es el instrumento m�s amplio, describiendo de forma sintetizada los fondos de un archivo hist�rico.

Complementariamente, los instrumentos descriptivos auxiliares o secundarios, como �ndices, registros y censos, orientan al usuario a encontrar informaci�n espec�fica de un acervo. En particular, el inventario es una descripci�n exacta y sistem�tica de la documentaci�n de una secci�n o fondo, basada en el an�lisis general de la informaci�n. Permite conocer el acervo documental sin necesidad de una visita f�sica, sirviendo como instrumento de consulta para el usuario y de control para el archiv�logo. As� mismo, presenta la historia de cada una de las series de un fondo.

Los inventarios se dividen en generales y descriptivos. El inventario general enlista las series de una secci�n sin descripci�n, siendo poco �til para la b�squeda de informaci�n de investigaci�n y m�s empleado en archivos administrativos para control y transferencia. En contraposici�n, el inventario descriptivo, tambi�n conocido como inventario anal�tico, ofrece m�s informaci�n de una serie que un inventario general, aunque no llega a las especificaciones de un cat�logo. Los inventarios descriptivos son los m�s comunes y recomendados en archivos hist�ricos. La descripci�n en los inventarios debe basarse en principios de ordenaci�n y organizaci�n, definiendo la "Descripci�n Colectiva", la cual en su conjunto.

Los elementos usuales que componen un inventario son:

Como se ha mencionado, el inventario es el instrumento con el que se inicia la descripci�n Archiv�stica, por lo tanto, es muy importante que contenga los elementos o par�metros necesarios que engloben la informaci�n objetivamente. Los elementos del inventario, est�n basados en las necesidades de uso, los que se describen a continuaci�n son los m�s empleados en los archivos por ser m�s pr�cticos, entre los que podemos citar:�

�rea de procedencia: Al hablar de procedencia, nos referimos a la identificaci�n u origen de los documentos, es decir de donde provienen, con el fin de determinar a trav�s de la agrupaci�n de series, la formaci�n de secciones y el fondo. Si se tiene conocimiento del origen, solamente se identifica. Debe quedar claro que este punto puede llegar a ser el �ltimo cuando se ha armado el total de una secci�n o un fondo y se desconocen los antecedentes de la documentaci�n. El �rea de procedencia de donde se origina la documentaci�n a identificar, est� vinculada primeramente con la secci�n o secciones y a su vez estas con el o los fondos. Para comprender mejor estos conceptos, los analizamos brevemente. Los fondos documentales, est�n comprendidos como la totalidad de documentos producidos por una instituci�n y que han sido previamente valorados para llegar a ser hist�ricos, y los cuales pueden o no estar organizados. Los fondos, no solamente son de una instituci�n, tambi�n existen de personajes, entidades y familias, sin que se llegue a alterar por ello su nombre o la descripci�n en el inventario, (para estos tipos de fondos existe una norma internacional para su descripci�n la ISAAR que al igual que la ISAD-G tiene elementos propios que dependen de las caracter�sticas de la informaci�n).

En cuanto a las secciones, son subdivisiones de un fondo, que a su vez est�n integradas por el conjunto de series. Sobre las secciones, Vicenta Cort�s nos dice: "Son agrupaciones documentales reunidas en atenci�n a su origen integradas por los papeles procedentes de una instituci�n o divisi�n administrativa importante con su organizaci�n y fines conocidos�. Por lo que respecta a las series documentales, tienen el objetivo de integrar asuntos semejantes a fin de no perder el principio de procedencia y orden original.� Bajo estos conceptos generales, esperamos que sea claro que la procedencia en un inventario es el elemento inseparable ya que ser� la gu�a para el control y apoyo fundamental en una investigaci�n.�

Datos externos o volumen: Como segundo elemento, son los datos externos. Representan lo cuantificable, es decir corresponden al secuencial consecutivo o cantidad de cajas y expedientes de una serie documental y que se encuentra relacionado con el volumen, es decir los metros lineales que ocupa de acuerdo al tama�o de las cajas y a los expedientes por su grosor. Trat�ndose de un volumen o serie peque�a, el inventario puede tomar como referencia el expediente o pieza documental.

Asunto: Es el tercer punto que debe contener el inventario, dentro del cual se har� la descripci�n de las series, considerando lo siguiente: a) Que las series documentales est�n conformadas por expedientes o piezas (unidades), que comparten semejanzas o caracter�sticas similares en informaci�n (el soporte puede ser diferente), formando un asunto general. b). El conjunto de estos asuntos forma a la serie. As� lo vemos en el siguiente cuadro:

 

Figura 1. Los elementos usuales que componen un inventario son

������� Fuente: elaboraci�n propia

El asunto o tema a describir, es la esencia de todo instrumento, permite la r�pida y sencilla recuperaci�n de la informaci�n. En el inventario, el elemento "asunto" es indispensable, ya que gracias a su especificaci�n el archiv�logo o investigador pueden accesar a la informaci�n requerida.

Fechas extremas: Dentro de este rubro, se considera el per�odo que comprende una determinada serie documental y en general todos los asuntos que se comprenden dentro de una secci�n. Las fechas extremas deben especificar el lapso que abarca cierta documentaci�n que se inventar�a. Espec�ficamente, se refiere a la primera y �ltima fecha que aparece en la documentaci�n, tomando el a�o m�s antiguo como el primero y el m�s actual como el �ltimo, ejemplo; ACTAS DE GRADO 2010-2015 siendo, ACTAS DE GRADO el asunto y 2010-2015 las fechas extremas.�

La finalidad de especificar las fechas extremas es: a) Que el archiv�logo tenga el conocimiento de la documentaci�n generada, estableciendo el control preciso en la organizaci�n f�sica, (se relaciona directamente con el volumen. b) Para el usuario de la informaci�n, conozca y precise el per�odo a investigar sin divagar.

Signatura: Tambi�n se le conoce como clasificaci�n o ubicaci�n topogr�fica y como c�digo de acceso. Es el lugar f�sico que ocupar� la documentaci�n que se ha inventariado y que corresponder� a la descripci�n de la estanter�a en donde se ubique. Esta ubicaci�n es tan espec�fica como se requiera, refiri�ndonos a la documentaci�n hist�rica deber� ser muy precisa a fin de evitar posibles confusiones con otra documentaci�n parecida. La ubicaci�n f�sica o topogr�fica, es empleada de igual forma en los cat�logos, permiti�ndonos el acceso real a la informaci�n. Para llevarla a cabo, nos auxiliamos de otros componentes como es la identificaci�n a trav�s de etiquetas y todo lo dem�s que estimemos necesario.

Observaciones:� Con lo que respecta al elemento observaciones, nos da una amplia variedad o tolerancia en anotaciones que en los otros elementos no se hicieron. En esta �rea se pueden dirigir comentarios que no se hab�an contemplado, desde caracter�sticas de la documentaci�n, relaciones con otras series, etc. Se puede considerar como notas que en su momento otros instrumentos como la Norma Internacional lo llama "notas del archivero".� Como elemento complementario, se incluyen lo que son las notas adicionales, que son qui�n realiz� el inventario, si alguien lo revis�, el n�mero de hojas, etc.�

En este sentido, la presente propuesta tiene como objetivo principal dar a conocer una metodolog�a para estructurar un modelo de inventario que sirva de gu�a para describir las series tesis realizadas durante el per�odo de 1876 a 1906 en la UCE y representar su contenido. Bas�ndose en la norma ISAD(G) y la normativa archiv�stica nacional, se plantea un modelo de plantilla para elaborar un inventario anal�tico que posibilite la recuperaci�n y acceso a la informaci�n de dichas series. As� pues, el procedimiento de descripci�n y los resultados se materializar�n en un inventario anal�tico dise�ado espec�ficamente para este acervo documental.

 

Metodolog�a

Para elaborar una propuesta de descripci�n para la Serie tesis y desarrollar un instrumento de descripci�n que optimice recursos y sea aplicable a mediano plazo, es fundamental establecer los instrumentos de descripci�n archiv�stica. Con tal fin, la propuesta consiste en dise�ar un modelo t�cnico y sencillo de ficha de inventario anal�tico de descripci�n, que refleje el contenido de las series documentales, tomando como base la norma internacional ISAD(G). Esto es crucial debido a que Ecuador no cuenta con una norma exclusiva de descripci�n nacional. Por consiguiente, se trata de una planificaci�n netamente archiv�stica que detalla los par�metros para describir y obtener el resultado final.

El modelo de ficha propuesto para el inventario anal�tico o de descripci�n se compone de dos partes fundamentales:

1.      Encabezado: Incluye campos generales.

2.      Elementos particulares: Contiene la descripci�n o el contenido exacto de cada una de las tesis a ser inventariadas.

A continuaci�n, se detallan los campos de descripci�n que componen el modelo de ficha de Inventario Anal�tico, los cuales permiten la recuperaci�n de informaci�n por cualquiera de ellos:

�         Fondo / Subfondo: Nombre normalizado del Fondo y Subfondo identificado en el Cuadro de Clasificaci�n Documental.

�         Secci�n / Subsecci�n: Nombre de la entidad o unidad administrativa productora de los documentos.

�         Condiciones de acceso: Informaci�n sobre la accesibilidad, reproducci�n, idioma/escritura, caracter�sticas f�sicas y requisitos t�cnicos del material.

�         Reglas o normas de descripci�n: Indicar las normativas utilizadas para la descripci�n del material.

�         Responsable de la Captura de Datos: Nombre y apellido de la persona responsable de elaborar el inventario.

�         Fecha de la descripci�n: Fecha en que se realiza el levantamiento del inventario.

�         Tipo de Inventario: Marcar si es anal�tico o general, y en este �ltimo caso, especificar si es de transferencia o eliminaci�n.

�         Nivel de Inventario: Se refiere al detalle de la informaci�n documentada, con cuatro niveles: (1) series , (2) Subseries, (3) Expedientes y (4) Unidad Documental.

�         Tipo de Transferencia: Consignar la finalidad del inventario: transferencias primarias, secundarias, transferencia final y expurgo documental.

�         Tipo de Soporte: Anotar el formato del soporte de la informaci�n: impreso (I), digital microfilmes (M), videos (V), casetes (C), soportes electr�nicos (CD, DVD), etc.

�         N�mero Secuencial: N�mero consecutivo de cada una de las tesis descritas.

�         Nombre de la series / Subseries **:** Nombre normalizado de la series y Subseries tesis identificada en el Cuadro de Clasificaci�n Documental.

�         T�tulo / Descripci�n del documento: T�tulo exacto de la tesis documentada.

�         Autor / Autores: Apellidos y nombres del autor o autores de la tesis (pregrado, posgrado, doctorado, trabajo de titulaci�n, monograf�a, etc.).

�         Fechas extremas: A�o o fecha inicial y final de cada unidad documental (tesis), en formato dd/mm/aa, con el a�o de cuatro d�gitos (ej. 00/00/1901).

�         No. de folios: N�mero total de p�ginas o folios contenidos en cada tesis o unidad documental.

�         Unidad de conservaci�n: Marcar con una "X" la columna correspondiente a la unidad de conservaci�n.

�         Ubicaci�n f�sica: Registro topogr�fico que relaciona el c�digo de referencia asignado a cada unidad documental con la posici�n exacta de estante y bandeja en el repositorio de archivo.

�         Descriptores: T�rmino con significado espec�fico para la b�squeda sistem�tica de informaci�n, como la facultad y carrera en la que se gener� la tesis.

�         Estado de conservaci�n: Seleccionar el estado de la documentaci�n: bueno, regular o malo.

�         Indicaciones de deterioro: Marcar si es qu�mico (oxidaci�n de tintas, soporte d�bil), biol�gico (hongos, insectos, roedores) u otro (mutilaciones, rasgaduras, perforaciones, dobleces, faltantes).

�         Observaciones: Consignar datos relevantes no registrados en otras columnas, incluyendo la existencia de anexos (planos, disquetes, fotograf�as, etc.), su n�mero de unidades, n�mero consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema.

 

Resultados y Discusi�n

La aplicaci�n del modelo de inventario anal�tico propuesto se inicia con una ficha general de la Serie Tesis de Pregrado del per�odo comprendido entre 1876 y 1906, siguiendo las normas ISAD(G). A continuaci�n, se presenta la descripci�n de la Serie Tesis del per�odo estudiado:

 

Tabla 1. Identificaci�n

Fuente: elaboraci�n propia

 

Esta tabla proporciona una visi�n general de la serie de tesis de pregrado del per�odo 1876-1906 en la UCE. Se asigna un c�digo de referencia espec�fico (FM.UCE � TES), lo que permite una identificaci�n r�pida y consistente en los registros archiv�sticos. El t�tulo refleje claramente que se trata de las tesis de pregrado de la instituci�n, mientras que las fechas abarcan el per�odo de inter�s. Adem�s, se establece el nivel de descripci�n como serie documental, lo que indica la estructura principal del fondo, y se especifica el volumen y soporte, que en este caso son 34 manuscritos con un total de 816 folios. Este esquema de identificaci�n garantiza una organizaci�n sistem�tica y un f�cil acceso a la colecci�n, sirviendo como base para la gesti�n y recuperaci�n de la informaci�n en el archivo.

 

Tabla 2. Contexto

Fuente: elaboraci�n propia

 

Esta secci�n del informe contextualiza hist�ricamente la serie de tesis dentro del archivo de la UCE. Indica que desde 2005 la universidad ha iniciado la recopilaci�n y organizaci�n de un Fondo Moderno que incluye documentos relacionados con la serie de tesis desde 1876. La historia institucional se�ala que, aunque no existen registros detallados sobre la creaci�n del Archivo General en sus inicios, hay referencias en el Libro de Oro de la universidad que mencionan la gesti�n de documentos en 1651 y el primer salario del archivero en 1880. La historia archiv�stica explica que la colecci�n se compone de fondos antiguos y modernos relacionados con la gesti�n administrativa y acad�mica, controlados por la misma instituci�n. Por �ltimo, el origen de estos documentos se atribuye a procesos acad�micos propios de la universidad, lo que reafirma el valor hist�rico y la procedencia leg�tima de estas tesis.

 

Tabla 3. Contenido y Estructura

Fuente: elaboraci�n propia

 

En esta, se describe el alcance, contenido y organizaci�n de la serie de tesis. Se destaca que estos documentos son el resultado de procesos acad�micos de ense�anza, aprendizaje e investigaci�n, con gran valor hist�rico, ya que representan los primeros trabajos acad�micos en la instituci�n. La colecci�n est� compuesta principalmente por manuscritos relacionados con las carreras de la �poca, constituyendo un patrimonio documental importante. La valoraci�n de estas tesis como patrimonio hist�rico justifica su conservaci�n, y se aclara que el Fondo Moderno es un fondo abierto que permite nuevas incorporaciones. La gesti�n se divide en dos grandes secciones: administrativa y acad�mica, con las series espec�ficas en cada una; en particular, en la secci�n acad�mica, se encuentran las tesis, actas, historiales y trabajos de titulaci�n, lo que facilita su clasificaci�n y gesti�n administrativa.

 

 

Tabla 4. ��rea de Notas

Fuente: elaboraci�n propia

 

En esta tabla se reportan las condiciones f�sicas en las que se encuentran los manuscritos de tesis, se�alando un deterioro evidente. Se documentan problemas como oxidaci�n de tintas, debilitamiento y manchas en el soporte, roturas, presencia de hongos, mutilaciones y grapas. Estas condiciones representan riesgos potenciales para la conservaci�n del acervo y subrayan la necesidad de realizar intervenciones de preservaci�n. La recomendaci�n de utilizar contenedores T03 para almacenar las tesis enfatiza una estrategia de conservaci�n proactiva, buscando asegurar la protecci�n f�sica y prolongar la vida �til de estos documentos valiosos, adem�s de facilitar su manejo y acceso en condiciones controladas.

 

Tabla 5. Control de la Descripci�n

 

Finalmente, en esta tabla se detalla la responsable de la descripci�n, Pamela Mera Salas, y las normativas que rigen el proceso�la norma ISAD(G) y la Regla T�cnica Nacional para el Mantenimiento de los Archivos P�blicos�, que garantizan la coherencia y calidad de la descripci�n archiv�stica. Adem�s, se indica la fecha de elaboraci�n, julio de 2025, lo que sit�a temporalmente esta intervenci�n y respalda su contexto de actualizaci�n y pertinencia. Esta informaci�n asegura que la descripci�n se realiza bajo par�metros estandarizados y con criterio profesional, facilitando la integraci�n de los datos en sistemas archiv�sticos nacionales e internacionales.

 

Conclusiones

La propuesta para la elaboraci�n del inventario de descripci�n archiv�stica de las Serie Tesis de la UCE del per�odo 1876-1906 se fundamenta en la relevancia de la descripci�n archiv�stica como proceso esencial para la difusi�n y acceso al patrimonio documental. A pesar de las normativas nacionales e internacionales existentes, como la Constituci�n del Ecuador, la Ley Org�nica de Cultura, la Ley del Sistema Nacional de Archivos y la norma ISAD(G), la falta de recursos y la subvaloraci�n de los archivos hist�ricos persisten, lo que subraya la necesidad de iniciativas como la presente.

El modelo de inventario anal�tico propuesto, basado en la ISAD(G) y adaptado a las necesidades espec�ficas de la Serie Tesis, representa un paso significativo hacia la organizaci�n y puesta en valor de este acervo documental. Al detallar campos clave como el fondo, secci�n, condiciones de acceso, fechas extremas, autores, t�tulos y caracter�sticas f�sicas, se busca garantizar una descripci�n precisa y la f�cil recuperaci�n de la informaci�n.

Asimismo, la descripci�n multinivel, caracter�stica clave de la ISAD(G), permite una organizaci�n jer�rquica y una vinculaci�n clara entre los diferentes niveles de descripci�n (fondo, series, expediente, unidad documental). Esto es crucial para manejar el volumen y la complejidad de las tesis universitarias, que, aunque se clasifican como unidades documentales simples, forman una serie de gran valor hist�rico y acad�mico.

En consecuencia, la implementaci�n de este inventario anal�tico no solo facilitar� la consulta para investigadores y usuarios, sino que tambi�n servir� como un instrumento de control fundamental para el Archivo General de la UCE, permitiendo una gesti�n eficiente de su patrimonio documental. Adem�s, la identificaci�n de los estados de conservaci�n y las indicaciones de deterioro resaltan la necesidad urgente de procesos de intervenci�n y preservaci�n para estos manuscritos, muchos de los cuales presentan da�os por oxidaci�n, hongos y mutilaciones.

En suma, esta propuesta busca llenar un vac�o en la descripci�n archiv�stica de un acervo invaluable, promoviendo la concientizaci�n sobre la importancia de los archivos y contribuyendo a la difusi�n del conocimiento y la historia institucional de la Universidad Central del Ecuador.

 

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